Cadastrar pelas notas
As notas fiscais que a sua empresa já emitiu têm quase tudo o que os cadastros pedem: o nome e o preço de cada produto, o NCM, o CFOP, o código do serviço e os dados dos clientes. Em Cadastrar pelas notas, você envia os XML dessas notas e o WizGestor monta os cadastros para você conferir antes de salvar.
Onde encontrar
- Em Cadastros → Produtos: Mais ações → Cadastrar pelas notas. Aparecem os produtos e os clientes das notas.
- Em Cadastros → Serviços: Mais ações → Cadastrar pelas notas. Aparecem os serviços e os clientes das notas.
- Na configuração inicial, etapa Produtos e serviços: aparecem os produtos e os serviços (conforme as notas que a empresa emite), os clientes e, na aba Empresa, o próximo número da NF-e e da NFS-e.
Notas que já estão no sistema: as NFS-e que a busca automática trouxe do Portal Nacional (dos últimos 90 dias) e as NF-e emitidas no WizGestor aparecem num cartão ao lado do envio. Clique em Usar essas notas: a revisão abre igual, sem enviar arquivo.
Para cadastrar um produto a partir de uma nota de compra, use Cadastrar produto no item da nota: veja Notas fiscais de compra.
1. Que notas servem
Envie as notas que a sua empresa emitiu, no padrão nacional:
- NF-e (nota de produto) e NFC-e (cupom do consumidor);
- NFS-e do padrão nacional (a do Emissor Nacional ou a que a prefeitura repassa ao Portal Nacional).
Dá para arrastar os arquivos ou clicar em Escolher arquivos: até 500 arquivos ou um ZIP de 20 MB por vez. Pode misturar XML soltos e ZIP.
Dica: as NF-e que a sua empresa emitiu não chegam pelo certificado digital: a SEFAZ só devolve as notas que a empresa recebeu. Peça o ZIP ao contador ou exporte do sistema que você usava antes.
Ficam de fora, com o aviso na revisão:
- a NFS-e do modelo antigo da prefeitura (esse modelo ainda não é lido);
- as notas de compra, em que a sua empresa é a destinatária: elas entram em Notas fiscais de compra;
- o cancelamento e a carta de correção (são eventos, não notas);
- a nota de outra empresa (o CNPJ do emitente não é de nenhuma empresa da conta);
- a nota repetida, contada uma vez.
2. Como as notas viram cadastros
O mesmo produto aparece em muitas notas. O WizGestor junta as repetições assim:
| Cadastro | Reconhecido por |
|---|---|
| Produto | o código de barras; sem ele, o código do produto na nota; sem os dois, o nome |
| Serviço | o código do serviço e a descrição |
| Cliente | o CPF ou o CNPJ do destinatário ou do tomador |
Quando as notas discordam, vale o valor que aparece em mais notas. No CFOP, a linha mostra as outras opções e deixa escolher. O preço e o nome vêm da nota mais recente.
3. Conferir e salvar
A revisão mostra quantas notas foram lidas e o que ficou de fora. Cada aba (Produtos ou Serviços, e Clientes) tem uma linha por cadastro, com o selo do que vai acontecer:
| Selo | O que acontece ao salvar |
|---|---|
| Novo | O cadastro é criado. Entra marcado, e o nome dá para mudar ali mesmo. |
| Vai completar | O cadastro já existe e só ganha o que está vazio (por exemplo, o NCM ou o endereço). O que já está preenchido não muda. |
| Igual ao cadastro | Nada a fazer: a linha fica desmarcada. |
Desmarque o que não quer e clique em Salvar. No fim aparece o que foi salvo; se algum cadastro não pôde ser salvo (por exemplo, um serviço com o nome igual ao de outro), ele aparece na lista com o motivo, e os outros ficam salvos.
Importante: nada é salvo antes de você clicar em Salvar, e as notas não ficam guardadas no sistema: elas servem só para montar os cadastros.
Os produtos criados aparecem também no WizPDV, como qualquer produto cadastrado no WizGestor. Os clientes entram com o endereço da nota.
4. A numeração da empresa (configuração inicial)
Na configuração inicial, a aba Empresa da revisão mostra o próximo número de cada nota, para a numeração no WizGestor continuar da última nota que a empresa emitiu no outro sistema:
- NF-e: a série e o número seguinte ao da última NF-e enviada valem para a emissão em produção.
- NFS-e: o número seguinte ao da última nota de serviço, quando ela é da mesma série que o WizGestor usa (a série 1). Nota de outra série não atrapalha a numeração e não aparece.
A numeração só sobe: se o WizGestor já está adiante, a linha aparece como Igual ao cadastro e nada muda. Depois, ela fica em Faturamento → Configurações NF.
Perguntas frequentes
Posso enviar as notas de novo depois? Pode. O que já foi cadastrado aparece como Igual ao cadastro ou Vai completar, e nada é criado em dobro.
O imposto do produto vem da nota? Os códigos que ficam no cadastro vêm: NCM, CEST, CFOP, origem, CSOSN ou CST do ICMS e o CST do PIS e da COFINS. Os valores dos impostos continuam vindo da natureza de operação na hora de emitir a nota.
E a NFS-e que retém impostos? Quando o cliente retém INSS, IR ou CSLL na maioria das notas, a porcentagem entra no cadastro do serviço.