Contratos recorrentes
Com os contratos recorrentes, a mensalidade e a manutenção do seu cliente saem sozinhas. Todo mês o sistema gera, sem você fazer nada:
- a conta a receber;
- a cobrança (boleto ou PIX);
- a fatura que o cliente abre pelo link;
- a nota fiscal de serviço (NFS-e), quando o contrato pede.
Os contratos estão em todos os planos.
Onde encontrar
- Comercial → Contratos: a lista dos contratos, com o total por mês dos ativos no rodapé.
- Na ficha do contrato: as competências já geradas, as próximas 3 e os dados do contrato.
- No cadastro do cliente: os contratos dele, no fim do painel.
Cadastrar um contrato
- Em Comercial → Contratos, clique em Novo contrato.
- Escolha o cliente e escreva a descrição (ex.: Manutenção mensal dos computadores).
- Informe o valor e a periodicidade: mensal, trimestral, semestral ou anual.
- Diga o dia do vencimento. No mês que não tem o dia (31 em abril, por exemplo), vence no último dia do mês.
- Diga com quantos dias de antecedência a competência sai. O padrão é 10 dias antes do vencimento.
- Informe o início. O fim é opcional: sem ele, o contrato vale até você encerrar.
- Escolha a categoria de receita e a conta bancária que recebe.
- Clique em Salvar.
A ficha mostra quando sai a primeira competência. Se o contrato começou antes de hoje, os meses que já venceram não são gerados.
Dica: o reajuste anual em % é aplicado sozinho no aniversário do início. A ficha mostra as próximas competências já com o valor novo.
Como a cobrança sai
A conta bancária escolhida no contrato define como o cliente paga:
| Conta bancária | O que sai todo mês | Como a conta é baixada |
|---|---|---|
| Ligada ao Asaas, ao Inter ou ao Cora | Boleto ou PIX registrado no banco (escolha em Forma de cobrança) | Sozinha, quando o cliente paga |
| Com chave PIX no cadastro (qualquer banco) | PIX com o valor, gerado pela chave da conta, na fatura do cliente | Pelo extrato: sozinha com o Open Finance, pela conciliação ou à mão |
| Sem integração e sem chave PIX | Só a conta a receber | À mão ou pela conciliação |
O boleto precisa ser registrado no banco. Para mandar boleto, ligue a conta ao Asaas, ao Inter ou ao Cora.
O PIX pela chave e a baixa pelo extrato
O PIX pela chave leva o número da fatura (ex.: FAT128) e a mensagem "Fatura 128" para quem paga. Quando o pagamento chega pelo Open Finance:
- se o banco põe o FAT128 no texto da linha do extrato, a fatura é baixada sozinha, mesmo que outra pessoa pague;
- senão, o sistema procura pelo CPF ou CNPJ de quem pagou com o mesmo valor;
- com mais de uma conta parecida, o lançamento fica na conciliação com a sugestão, para um clique.
Importante: cadastre o CPF ou o CNPJ do cliente. Sem ele, a baixa automática pelo extrato fica mais fraca, e a ficha do contrato avisa.
A fatura vai por e-mail
Com Mandar a fatura por e-mail quando gerar ligado, o cliente recebe, a cada competência, o e-mail com o link da fatura e o PDF anexo. O cliente precisa ter e-mail no cadastro.
Pela fatura, o cliente:
- vê a cobrança com a sua marca;
- paga com PIX (QR code ou copia e cola) ou boleto;
- baixa o PDF e abre a nota fiscal.
Veja mais em Contas a receber, no tópico Fatura do cliente.
A nota fiscal do contrato
Ligue Emitir a NFS-e junto com a conta e escolha o serviço. No texto da nota, {mes} vira o mês e {ano}, o ano da competência. Exemplo: "Manutenção dos computadores de {mes} de {ano}." vira "Manutenção dos computadores de novembro de 2026."
- A primeira nota fica em rascunho. A competência aparece como Nota para conferir, e o sino avisa.
- Clique em Conferir a nota, confira o código do serviço, o ISS e as retenções e clique em Emitir.
- As próximas notas saem sozinhas, iguais à última emitida, com o valor e o mês da competência.
Se a prefeitura recusar uma nota, a competência fica Com erro, e a nota seguinte volta a ficar em rascunho para conferir.
Atenção: a nota de serviço precisa estar no seu plano e configurada (certificado e dados da empresa). Veja NFS-e.
Acompanhar as competências
Cada competência gerada aparece na ficha do contrato, com:
- a conta a receber e a situação dela (em aberto, recebida);
- a fatura e se o cliente já abriu;
- a nota e a situação dela.
O que dá para fazer:
- Gerar agora: cria a próxima competência na hora, sem esperar a antecedência.
- Tentar de novo: na competência Com erro, emite a nota de novo. A conta já existe e não é criada outra vez.
- Mais ações → Pular a próxima competência: o mês fica como pulado e não gera conta nem nota.
- Pausar e Retomar: pausado, nada sai. Ao retomar, os meses que venceram na pausa não são gerados.
- Encerrar: o contrato para de gerar. As contas já geradas continuam.
Importante: cada competência é gerada uma vez só. Mesmo com Gerar agora e a geração automática ao mesmo tempo, sai uma conta só por vencimento.
Perguntas frequentes
Em que hora a competência sai? Todo dia às 6h, o sistema gera as competências que chegaram na antecedência.
Mudei o valor do contrato. As contas já geradas mudam? Não. O valor novo vale a partir da próxima competência. Para mudar uma conta já gerada, abra a conta a receber.
E o "Repetir" das contas a receber? Continua igual: cria todas as contas de uma vez, sem nota e sem a fatura automática. Para mensalidade com nota e cobrança todo mês, use os contratos.
Funciona no ambiente de testes? Sim. Lá a nota fica em rascunho e o e-mail da fatura é simulado: nada sai do sistema.